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2019/08/16

社長秘書が仕事で心がけている3つのこと

こんにちは!ついに自宅の最寄り駅にタピオカ屋さんがオープンし、充実したタピ活ライフを送っている横山です!

さて、今日は横山が社長秘書として働くにあたって心がけていることについてお話したいと思います!

沢山ありすぎて書ききれないので3つに絞ってみました!

 

1.時間をコントロールして働く

秘書の仕事は、タスクの大小関わらず幅広くあります。タスクに取り掛かる前に、そのタスクにどのくらい時間がかかるか見積もり、予め時間を確保しておくことを心がけています。(BAでは、スケジュール管理はグーグルカレンダーを使っているので、カレンダーにタスクの予定をセットします)

重要度の高いタスクは集中できる午前中、お昼後の集中できない時間帯はメールをまとめて返すなど、自分の集中できる時間・できない時間に合わせてスケジュールを組んだりします!

タイムマネジマントができるようになると、心と仕事に余裕が生まれて、プライベートの時間の使い方もなんだか上手くなった気がします!

 

2.即レス

メールや電話は即レスを心がけています。代表がせっかちだからという理由もありますが笑 秘書は仲介役が多いので、レスが遅いと私のところで情報が滞ってしまいます。用件や緊急度にもよりますが、すぐ返せるものは基本5分以内にレスします。BAに入社してからは即レスが習慣化されたので、仕事でもプライベートでもレスが遅い人に対してイライラするようになりました笑

 

3.積極的にコミュニケーションとる

秘書は、代表・役員・社員・インターン…全メンバーと関わります!

相談窓口になったり、質問されることが多いです。

質問しやすい雰囲気を作る為に、あえて暇そうにして社内をぶらぶらしています笑(自分の中で社内お散歩と呼んでいます)エンジニアさんに開発中のアプリの状況を聞いたり、インターン生に大学やサークルの話を聞いたり…何気ない会話が思わぬかたちで仕事の役に立つことが意外とあるんです!仕事と同じくらい雑談の時間を大切にしています(*^^*)

 

 

以上です!

何かしらの参考になれば嬉しいです。

 

それではまた次の記事でお会いしましょう!

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YOKOYAMA

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